Observations générales

Les présentes consignes visent à garantir que les documents sont soumis au secrétariat dans des délais suffisants et sous le format voulu pour que les participants aient le temps d'en examiner le contenu avant que les questions soulevées soient discutées à une réunion de la CCAMLR.

Tous les documents doivent porter sur des points à l'ordre du jour et traiter clairement de questions importantes pour la CCAMLR.

Les documents doivent être soumis dans les délais prescrits et au format Word et PDF par la fonction de soumission en ligne des documents fournie pour chaque réunion. Pour des instructions détaillées, voir l'article Comment soumettre un document de réunion sur le forum d'assistance technique.

Pour être examinés, les documents doivent être soumis au secrétariat avant 09h00 AEST (heure standard de l'Australie orientale) 14, 30 ou 45 jours avant le début des réunions, selon la réunion et la catégorie de documents, comme indiqué ci-dessous :

• Documents des groupes de travail du Comité scientifique : 14 jours
• Documents de support de la Commission ou du Comité scientifique : 30 jours
• Documents de travail de la Commission ou du Comité scientifique : 45 jours .

Les documents – notamment les documents des groupes de travail – soumis après la date limite mais avant l'ouverture de la réunion peuvent être acceptés, sous réserve de notification préalable et à la discrétion du responsable/président concerné. Les documents soumis après l'ouverture de la réunion ne seront acceptés que si le responsable/président de la réunion considère qu'ils contribueraient largement au déroulement de la réunion et/ou auraient une incidence sur la décision de la Commission, et que les participants disposent de suffisamment de temps pour les examiner en détail avant la discussion de la question correspondante de l'ordre du jour. Dans le cas des documents de travail de la Commission et du Comité scientifique, leur traduction dépendra des priorités de la réunion en matière de traduction, déterminées par le secrétaire exécutif.

Les documents de support soumis par les Membres pendant une réunion en réponse à des demandes spécifiques du responsable/président doivent être présentés au format Word et PDF, en utilisant la fonction de soumission en ligne des documents.

Les documents seront visibles sur le site web de la CCAMLR dès qu'ils auront été traités par le secrétariat.

Nomenclature des documents

Le secrétariat attribue un numéro au document avant de le rendre visible sur le site web de la CCAMLR. En 2019, la numérotation des documents de réunion sera modifiée conformément au document CCAMLR-XXXVII/15. Pour les documents des groupes de travail du Comité scientifique, ce numéro indiquera le groupe de travail, l'année et le numéro séquentiel du document (par ex. WG-EMM-2019/02). Pour les documents de travail du Comité scientifique ou de la Commission, le numéro indiquera la réunion à laquelle le document est soumis et le numéro séquentiel (par ex. SC-CAMLR-38/05 ou CCAMLR-38/06). Les documents de support sont identifiés par l'insertion des lettres BG devant le numéro final (p. ex. SC-CAMLR-38/BG/05 ou CCAMLR-38/BG/06). Les réunions et les documents datant d'avant 2019 conservent leur système de numérotation fondé sur l'utilisation des chiffres romains.

Catégories

Documents de travail

Les documents soumis à la Commission et/ou au Comité scientifique et contenant des propositions, des conclusions et des recommandations visant à mener directement à la prise de décisions devraient être soumis en tant que documents de travail. Ces derniers sont traduits dans les quatre langues de la Commission.

Documents de support

Les documents soumis à la Commission et/ou au Comité scientifique, qui donnent des informations supplémentaires/générales et qui ne nécessitent pas de prise de décision, devraient être soumis en tant que documents de support. Ces derniers sont en principe présentés à la réunion dans la langue dans laquelle ils sont soumis. Le secrétaire exécutif peut toutefois décider de les faire traduire, en fonction des priorités.

Les documents soumis à la Commission et/ou au Comité scientifique par des observateurs (y compris de Parties contractantes non membres de la Commission) sont classés dans la catégorie des documents de support.

Documents des groupes de travail

Les documents soumis aux groupes de travail devraient être soumis en tant que documents des groupes de travail. Ils seront présentés dans la langue dans laquelle ils auront été soumis et ne seront pas traduits. Il est recommandé de les soumettre en anglais.

Taille limite

Les documents de travail ne doivent pas dépasser 1 500 mots, mais leurs annexes contenant des propositions de mesures de conservation (nouvelles ou révisées), de décisions ou de résolutions, ne sont pas limitées en nombre de mots. Les documents de travail de la Commission de plus de 1 500 mots (annexes exclues) seront renvoyés aux auteurs pour correction et resoumission dans les dates limites. Ils peuvent être accompagnés d'un document de support contenant une documentation générale/supplémentaire.

Les autres documents ne sont pas limités en nombre de mots, mais les documents de travail du Comité scientifique ne doivent pas dépasser 5 pages (A4, police 12, interligne simple) et les documents de support (de la Commission et du Comité scientifique), 15 pages.

Procédure de soumission

Tout utilisateur authentifié peut soumettre des documents. Avant d’être posté sur le site web de la CCAMLR, un document soumis doit être validé par une procédure d'acceptation. Il existe trois listes permettant aux administrateurs de groupes d'exercer un contrôle sur les personnes qui recevront les notifications et qui seront autorisées à approuver les documents. Ces listes sont les suivantes :

• la liste des personnes chargées d'approuver les documents de réunion
• la liste des personnes chargées d'approuver les documents de réunion de la Commission, et
• la liste des personnes chargées d'approuver les documents de réunion du Comité scientifique.

Si aucun approbateur n'a été désigné, la notification sera adressée à l'interlocuteur principal auprès de la Commission ou au représentant auprès du Comité scientifique du Membre concerné. Celui-ci devra approuver le document avant qu'il ne puisse être posté sur le site web de la CCAMLR.

Page de couverture/de titres

Le processus de soumission en ligne génère automatiquement une page de couverture.

Publication dans CCAMLR Science

Si un document de groupe de travail est également soumis pour publication dans CCAMLR Science, il en sera fait mention dans le champ correspondant lors de la soumission. En indiquant que leur document est soumis pour publication dans CCAMLR Science, les auteurs acceptent qu'il soit examiné par le Comité de rédaction de la revue et que, s'il est décidé de le faire évaluer par des pairs, il leur revient de garantir qu'ils ont reçu l'autorisation de publier les données et de citer les documents de groupes de travail non publiés.

Révisions

Les corrections factuelles seront acceptées à tout moment. Si des corrections sont effectuées alors que les documents sont déjà visibles sur le site web de la CCAMLR, le ou les auteurs devront indiquer clairement les changements dans le ou les documents révisés en utilisant la fonction « Suivi des modifications » de Word. Veuillez utiliser le champ « Complément d'information pour le secrétariat » pour signaler au secrétariat les modifications apportées. Fournir le numéro de document attribué par le secrétariat. Les versions révisées de tous les documents (documents de groupes de travail, de support et de travail) doivent être soumises aux formats Word et PDF. Pour des instructions détaillées, voir l'article Révision d'un document (vidéo en anglais) sur le forum d'assistance technique.

Lorsque les révisions sont plus importantes, le responsable/président peut demander que le document soit considéré comme une nouvelle soumission.

Copyright / droit d'auteur

La question du droit d'auteur d'articles publiés soumis aux réunions de la CCAMLR relève de la responsabilité du Membre ayant soumis le document. Les documents « sous presse » à l'heure de la réunion seront considérés comme des documents publiés en ce qui concerne les droits d'auteur.