General

Estas guías tienen por objetivo asegurar que los documentos sean presentados a la Secretaría con la antelación y en la forma adecuadas de manera que los participantes tengan el tiempo suficiente para estudiar los temas planteados antes de su discusión durante las reuniones de la CCRVMA.

Todos los documentos deberán tener relación con puntos específicos de las agendas y centrarse claramente en cuestiones pertinentes para la labor de la CCRVMA.

Los documentos se deberán presentar en formatos MS Word y pdf a través del sistema en línea de presentación de documentos específico para cada reunión, y dentro del plazo establecido. Las instrucciones detalladas para hacerlo se encuentran en el artículo Cómo presentar un documento de reunión del foro de apoyo.

Para ser tenidos en consideración, los documentos se deben presentar a la Secretaría antes de las 09:00 (hora estándar del este de Australia (AEST)) 14, 30 o 45 días antes del inicio de la reunión correspondiente y en función del tipo de documento de que se trate:

• documentos de los grupos de trabajo del Comité Científico – 14 días
• documentos de referencia de la Comisión y del Comité Científico – 30 días
• documentos de trabajo de la Comisión y del Comité Científico – 45 días.

La aceptación de los documentos (en particular, de los documentos de grupos de trabajo) recibidos después de cumplido el plazo establecido y antes del inicio de la reunión estará sujeta a la notificación previa de su envío y a la discreción del coordinador/presidente correspondiente. Los documentos presentados después del inicio de la reunión solo se aceptarán si el presidente/coordinador de la reunión considera que su contribución podría ser importante en la realización de la reunión y/o que podría tener efecto en el proceso decisorio de la Comisión, y que los participantes dispondrán del tiempo suficiente para considerarlo adecuadamente antes de ser tratado en el punto correspondiente de la agenda. En el caso de que sean documentos de trabajo de la Comisión o del Comité Científico, su traducción dependerá de las prioridades que el Secretario Ejecutivo establezca con relación a la carga general de trabajo de traducción durante la reunión.

Los documentos de referencia presentados por los Miembros durante una reunión en respuesta a solicitudes concretas del coordinador/presidente deberán ser presentados en formatos MS Word y pdf a través del sistema de presentación de documentos en línea.

El sitio web de la CCRVMA permitirá acceder a todos los documentos una vez hayan sido procesados por la Secretaría.

Nomenclatura de documentos

La Secretaría asigna un número a cada documento antes de ponerlo a disposición de los usuarios en el sitio web de la CCRVMA. En 2019 el código identificativo de cada documento de reunión cambiará de conformidad con la propuesta de CCAMLR-XXXVII/15. Para los documentos de grupos de trabajo del Comité Científico, el código asignado indicará el grupo de trabajo, el año y el número del documento; p. ej., WG-EMM-2019/02. Para los documentos de trabajo del Comité Científico y de la Comisión, el código de documento indicará la reunión a la que se presenta el documento y el número de documento; p. ej., SC-CAMLR-38/05; CCAMLR-38/06. Los documentos de referencia se identifican mediante la inserción de BG antes del número de documento; p. ej., SC-CAMLR-38/BG/05; CCAMLR-38/BG/06. Las reuniones y documentos anteriores a 2019 mantendrán la nomenclatura de numeración romana.

Categorías

Documentos de trabajo

Los documentos presentados a la Comisión o al Comité Científico que contengan propuestas, conclusiones o recomendaciones que comporten una toma de decisiones deberán ser presentados como documentos de trabajo. Los documentos de trabajo se traducen a las cuatro lenguas oficiales de la Comisión.

Documentos de referencia

Los documentos presentados a la Comisión o al Comité Científico que aporten información suplementaria o de referencia y que no conlleven la toma de ninguna decisión se deberán presentar como documentos de referencia. Normalmente, los documentos de referencia se ponen a disposición de la reunión en la lengua en que fueron presentados, si bien pueden ser traducidos siempre que el Secretario Ejecutivo así lo decida tomando en cuenta las prioridades de traducción.

Los documentos presentados a la Comisión o al Comité Científico por observadores (incluidas las Partes contratantes que no son Miembros de la Comisión) se consideran documentos de referencia.

Documentos de grupos de trabajo

Los documentos presentados a los grupos de trabajo se deberán presentar como documentos de los grupos de trabajo. Estos documentos serán puestos a disposición de los usuarios en la lengua en que fueron presentados, y no se traducirán. Se recomienda que se presenten en inglés.

Límites de tamaño

Los documentos de trabajo de la Comisión deberán tener menos de 1 500 palabras, si bien no hay límite de palabras para las propuestas de medidas de conservación nuevas, de modificación de medidas ya existentes, de decisiones o de resoluciones contenidas en anexos a los documentos de trabajo. Los documentos de trabajo de la Comisión que sobrepasen las 1 500 palabras (excluyendo los anexos) serán devueltos al autor(es) para su revisión y presentación de nuevo dentro de los plazos establecidos. Los documentos de trabajo pueden ir acompañados de un documento de referencia con material de apoyo o complementario.

No hay límite de palabras para el resto de documentos, si bien los documentos de trabajo del Comité Científico no deberían exceder de 5 páginas (A4, tamaño de letra 12, interlineado simple) y los documentos de referencia (para la Comisión y el Comité Científico) no deberían exceder de 15 páginas.

Proceso de notificación

Los documentos podrán ser presentados por cualquier usuario con contraseña de acceso, y deberán seguir un proceso de aprobación antes de ser publicados en el sitio web de la CCRVMA. Hay tres listas de personas de contacto para facilitar a los Administradores de Parte el control de quién, dentro de cada delegación, recibe notificaciones y está autorizado a aprobar la presentación de documentos. Estas listas son:

• la lista de responsables de autorización de documentos
• la lista de responsables de autorización de documentos de la Comisión, y
• la lista de responsables de autorización de documentos del Comité Científico.

Cuando una Parte no haya especificado ningún responsable de aprobación, la notificación se mandará a la persona de contacto para asuntos de la Comisión o al Representante ante el Comité Científico, quien deberá dar su aprobación para que lo presentado pueda publicarse en el sitio web de la CCRVMA.

Carátulas

El proceso de presentación en línea genera una carátula automáticamente.

Publicación en CCAMLR Science

Si se desea que un documento de un grupo de trabajo sea considerado para su publicación en CCAMLR Science, esto se deberá hacer constar en el campo correspondiente al presentar el documento. Al indicar que un documento sea considerado para su publicación en CCAMLR Science, los autores están de acuerdo en que sea considerado por el consejo editorial de la revista y que una vez pase al subsiguiente procedimiento de revisión por pares, asumen la responsabilidad de asegurar que se han recibido los permisos pertinentes para la publicación de datos y para la cita de documentos no publicados de los grupos de trabajo.

Modificaciones

Se aceptará, en todo momento, la corrección de los errores factuales que pueda haber en los documentos. Cuando se hayan hecho correcciones a un documento ya publicado en el sitio web de la CCRVMA, los autores deberán indicar claramente los cambios realizados en el documento modificado mediante la función de control de cambios de MS Word. Se ruega utilizar el campo ‘Additional Information for the Secretariat’ (información adicional para la Secretaría) a fin de informar a la Secretaría de la existencia de nuevas versiones de los documentos. Asimismo, indique el código asignado al documento por la Secretaría. Las modificaciones a los documentos (de todos ellos: de grupo de trabajo, de referencia y de trabajo) deberán presentarse en los formatos Word y pdf. Las instrucciones detalladas para hacerlo se encuentran en el artículo del foro de apoyo 'Modificar un documento (video)'.

Cuando se trate de modificaciones de fondo, el coordinador o presidente podrá solicitar que el documento sea presentado como un documento nuevo.

Derechos de propiedad intelectual

Todo lo relacionado con asuntos de derechos de propiedad intelectual de documentos publicados que se presenten a las reuniones de la CCRVMA dependerá del Miembro responsable de la presentación. Los documentos que se encuentren ‘en proceso de publicación’ en el momento de la reunión se considerarán, en todo lo relacionado con los derechos de propiedad intelectual, como documentos publicados.