NOTA INFORMATIVA SOBRE CCRVMA-XXXI

La Secretaría ha preparado esta información para las delegaciones de los Miembros y de los observadores que asisten a la trigésima primera ronda de reuniones de la Comisión y del Comité Científico para la Conservación de los Recursos Vivos Marinos Antárticos.

1. Fechas

Comité Científico: 22 al 26 de octubre de 2012. El domingo 21 de octubre a las 16:00 h se celebrará una reunión sólo para los representantes en el Comité Científico.

Comisión: 23 de octubre al 1 de noviembre de 2012. El lunes 22 de octubre a las 17:00 h se celebrará una reunión sólo para los jefes de delegación ante la Comisión.

2. Lugar

Sede de la CCRVMA, 181 Macquarie Street, Hobart, Tasmania, Australia.

El edificio estará abierto de lunes a viernes a partir de las 07:45 h y cerrará entre las 18:30 y las 19:00 h. Durante la reunión se determinará si se requiere acceso a la sede durante el fin de semana.

Aparcamiento

Nótese que no habrá espacio de aparcamiento disponible en el recinto de la sede. En el caso de necesitar aparcamiento, se ruega pedir a la Secretaría información sobre plazas de estacionamiento cercanas.

3. Inscripción y distribución de documentos de trabajo

Inscripción en línea

Los participantes deberán inscribirse a través del sitio web de la CCRVMA y deberán presentar una fotografía de tamaño pasaporte en formato jpg para que sus tarjetas de identificación estén disponibles a su llegada. Los participantes en reuniones anteriores de la CCRVMA que deseen volver a hacer uso de su fotografía antigua deberán comunicárselo a la Secretaría.

Al inscribirse en línea, se pedirá a los participantes que especifiquen si desean bajar los documentos en formato electrónico antes de o durante la reunión, y si desean recibir una copia impresa de los mismos a su llegada. La política ecológica de la Secretaría alienta el uso de documentación electrónica cuando se pueda. Nótese que todos los documentos de trabajo habrán sido subidos al sitio web antes de la reunión y estarán a disposición de los participantes en ordenadores y en llaves USB en el momento de su llegada a la CCRVMA.

La inscripción en línea estará abierta hasta el 12 de octubre de 2012. Sin embargo, aquellos participantes que deseen obtener copias impresas de los documentos a su llegada deberán inscribirse en línea antes del 28 de septiembre de 2012.

Los participantes que experimenten dificultades al inscribirse en línea deberán ponerse en contacto con la Secretaría (registration [at] ccamlr [dot] org).

Se ruega notar que la inscripción en línea no constituye una notificación oficial de participación, y que será procesada sólo una vez la Secretaría haya recibido la notificación oficial de participación enviada por los Miembros u observadores, que deberá llegarle antes de la reunión. Esta notificación oficial deberá incluir los nombres de:

• los delegados
• los representantes suplentes, y
• los asesores.

Todas las notificaciones deberán ser enviadas por el contacto oficial encargado de los asuntos de la Comisión. Asimismo, los observadores deben notificar a la Secretaría los nombres de sus representantes.

Se señala a la atención de los Miembros y observadores que los participantes que se inscriban en línea y que requieran de visado para entrar a Australia deberán presentar también un Formulario de datos personales (v. punto 8 más abajo).

Inscripción en la sede

Quienes no hayan presentado notificación oficial de su asistencia podrán inscribirse en el local de la reunión en las siguientes fechas:

Las copias impresas de los documentos, si no han sido solicitadas de antemano, no se entregarán de inmediato sino cuando la carga de trabajo lo permita. Nótese que todos los documentos de trabajo habrán sido subidos al sitio web antes de la reunión y estarán a disposición de los participantes en ordenadores y en llaves USB en el momento de la inscripción.

Para acelerar la emisión de tarjetas de identificación durante la inscripción en la sede, se pide a los participantes que envíen por correo electrónico (registration [at] ccamlr [dot] org) y con la mayor antelación posible a su llegada una fotografía de tamaño pasaporte en formato jpg. Los participantes en reuniones anteriores de la CCRVMA que deseen volver a hacer uso de su fotografía antigua deberán comunicárselo a la Secretaría.

Identificación a la llegada

A su llegada a la sede de la CCRVMA, todos los participantes deberán identificarse con su pasaporte, su permiso de conducir o cualquier otro documento que incorpore una fotografía. Sin identificación, cabe la posibilidad de que no se les permita entrar en la sede.

4. Alojamiento

En el Missing Link #74711 se encuentran enlaces a información sobre diferentes tipos de alojamiento en Hobart. Se ruega notar que la Secretaría no es responsable de hacer las reservas de hotel. Dado que en el período de octubre y noviembre se celebran en Hobart varias conferencias, se recomienda reservar alojamiento lo antes posible.

5. Instalaciones informáticas

Durante las reuniones una red inalámbrica permitirá el acceso a Internet y la utilización razonable de este servicio, y se controlará la utilización general diaria.

Además, se habilitará un local con cuatro ordenadores para los participantes que deseen hacer uso de Internet y acceder a sus cuentas de correo web, así como para tareas ofimáticas. El acceso a estos ordenadores se limitará a períodos de 15 minutos.

Los usuarios también podrán hacer uso, si bien limitado, de equipos de impresión.

6. Funciones sociales

La información sobre las actividades sociales que se realizarán durante CCAMLR-XXXI será distribuida en una fecha posterior.

7. Organización de viajes

Los participantes son responsables de la organización de su viaje a la sede de la CCRVMA y de regreso a su país de origen. Al adquirir billetes de avión, los participantes deben poner en conocimiento de su agente de viajes que están exentos de la tasa aeroportuaria australiana (Passenger Movement Charge).

8. Requisitos para el visado

Se solicita a los participantes que presten particular atención a las instrucciones relativas al visado de entrada a Australia, que se encuentran a disposición de los Miembros y observadores en una sección de acceso restringido en el sitio web de la CCRVMA (Visa requirements for visiting Australia). Esta información incluye el Formulario de datos personales (CCAMLR Personal Information Form) que debe ser rellenado para cada persona designada para participar en la reunión, y presentado a la Secretaría por lo menos dos meses antes de la partida. Este formulario sólo es válido para solicitar el visado, y no debe ser confundido con el formulario de inscripción en línea (v. punto 3).