Presentación de documentos a las reuniones de la Comisión

El objetivo de esta normativa es asegurar una oportuna presentación de los documentos en la forma adecuada para que su contenido pueda ser leído y asimilado por los participantes antes de su discusión formal, permitiendo además que los aspectos esenciales de cada documento sean considerados por igual y en la debida forma.

1. Se denomina ‘documento de trabajo’ a cualquier documento que la Comisión considera que facilita el proceso de toma de decisiones. Los documentos que solamente brindan información general se denominan ‘documentos de referencia’.

2. Los documentos de trabajo deben ser traducidos a los cuatro idiomas oficiales.  Con el fin de asegurar su traducción, el plazo de presentación a la Secretaría vence 45 días antes del inicio de la reunión (tabla 1).  La traducción de los documentos de trabajo recibidos después del plazo estipulado y antes de la reunión sólo será posible en la medida en que la extensión del documento y la fecha de presentación lo permitan.

3. Los documentos de no podrán exceder de 1 500 palabras, sin restricciones a cualquier propuesta adjunta sobre una medida de conservación, decisión o resolución nueva o revisada.

4. Los documentos de trabajo que excedan de 1 500 palabras y no se incluyan dentro de las excepciones descritas en el párrafo 3, serán devueltos a sus autores para su revisión y presentación dentro de los plazos establecidos.

5. Los documentos de referencia, incluidos los informes de los observadores a una reunión, deberán ser presentados a la Secretaría, a más tardar, 30 días antes del inicio de la reunión (tabla 1). Estos están a disposición de los Miembros en el idioma de presentación.

6. Se recomienda que los documentos de referencia no excedan de 15 páginas tipo A4.

7. Los cambios en el texto original de todos los documentos revisados deberán indicarse de la siguiente manera: nuevo texto en negrita y el texto eliminado tachado; esto último no debe indicarse mediante la función ‘control de cambios’ [1] .

8. Todos los documentos deberán ser enviados por correo electrónico a webmaster [at] ccamlr [dot] org ( )en formatos Microsoft Word y pdf.

9. Los documentos presentados antes de la reunión estarán a disposición de los Miembros y observadores en el sitio web de la CCRVMA.  No se entregarán copias impresas de los documentos durante la reunión a no ser que hayan sido solicitadas por un participante durante el proceso de inscripción (ver más detalles en Nota informativa).

10. Los documentos presentados después del inicio de la reunión no serán aceptados a no ser que el Presidente de la reunión estime que su importancia lo merece y que los participantes tendrán tiempo suficiente para darles adecuada consideración antes de la deliberación del tema al que se refieren.  En el caso de los documentos de trabajo, la traducción dependerá del orden de prioridades para el trabajo de traducción durante la reunión, según la decisión del Secretario Ejecutivo.

11. Los documentos de referencia preparados por los Miembros durante la reunión en respuesta a necesidades específicas deberán ser presentados por el Jefe de delegación, o su representante, y serán tramitados y distribuidos por la Secretaría a la mayor brevedad posible.

12. Cada documento de trabajo o de referencia deberá incluir una carátula y un resumen.  La carátula deberá incluir la siguiente información:

i) referencia a la reunión a la que se presenta el documento (es decir, CCAMLR‑XXXI en 2012)

ii) punto(s) específico(s) de la agenda al que se refiere el documento

iii) título del documento

iv) nombre del país miembro u organización que presenta el documento y, si procede, el nombre del autor(es) del mismo

v) descargo de responsabilidades aprobado por la CCRVMA: 

“Este documento se presenta para ser estudiado por la CCRVMA y puede contener datos inéditos, análisis y/o conclusiones sujetos a cambio.  Los datos incluidos en este documento no deberán citarse ni usarse para fines ajenos a la labor de la Comisión, del Comité Científico o de sus órganos auxiliares, sin el permiso del autor/titular de los mismos.”

[1]  El texto modificado mediante la función "control de cambios" (track changes) no es compatible con el programa de traducción asistida utilizado en la Secretaría.

Tabla 1: Requisitos para la presentación de documentos a las reuniones de la Comisión.