soumission de documents aux réunions du comité scientifique

1. Les Parties contractantes sont invitées à soumettre aux réunions du Comité scientifique des documents de travail[1] et des documents de support portant spécifiquement sur des questions à l'ordre du jour du Comité scientifique.

2. Les documents de travail doivent être soumis au secrétariat au plus tard 45 jours avant l'ouverture de la réunion et les documents de support, 30 jours avant (tableau 1). Les documents de travail et les documents de support du SC-CAMLR devant être examinés lors des réunions des divers groupes de travail doivent être soumis à ces groupes dans les délais les concernant (voir Submission of papers to meetings of the Working Groups).

3. Les documents (rapports compris) parvenus au secrétariat dans les délais convenus seront traités et placés sur le site Web de la CCAMLR où les Membres pourront les consulter avant les réunions.

4. Les documents doivent être soumis par e-mail à webmaster [at] ccamlr [dot] org au format Microsoft Word.

5. Les documents (rapports compris) parvenus après les dates limites fixées, mais avant la réunion, seront traités et distribués aux participants si possible à l'inscription, sinon, pendant la réunion, en fonction des impératifs de cette réunion. Ces documents seront placés sur le site de la CCAMLR dès que possible.

6. Les documents soumis après l'ouverture de la réunion ne seront pas acceptés pour examen sauf décision du Comité scientifique dans le cas de circonstances exceptionnelles notifiées au président avant la réunion.

7. Chaque document de travail ou de support doit comporter une page de titre et un résumé. Sur la page de titre de chaque document doivent figurer :

i) la référence à la réunion à laquelle est présenté le document (en 2011, SC‑CAMLR-XXX, par ex.) ;

ii) les questions précises de l'ordre du jour, auxquelles se réfère le document ;

iii) le titre du document ;

iv) le nom du Membre, de la délégation ou de l'organisation et, le cas échéant, celui des auteurs du document qui le soumettent à la réunion ;

v) la clause de non-responsabilité approuvée par la CCAMLR :

« Ce document soumis pour examen à la CCAMLR peut contenir des données, analyses et/ou conclusions non publiées susceptibles d'être modifiées. Ces données ne seront ni citées ni utilisées pour des besoins autres que ceux des travaux effectués par la Commission de la CCAMLR, le Comité scientifique ou leurs organes auxiliaires, sans l'autorisation préalable des auteurs et/ou propriétaires de ces données. »

8. Les documents doivent être concis :

i) pour que, comme il se doit, chacun d'eux reçoive la même attention

ii) pour faciliter la traduction des documents de travail

iii) pour alléger la documentation dont la lecture est imposée aux délégués.

Si possible, ces documents ne doivent pas dépasser 15 pages, tout compris, de format A4.