Общее

Эти правила направлены на обеспечение того, чтобы документы представлялись в Секретариат заблаговременно и в надлежащем виде, что даст участникам достаточно времени на рассмотрение их содержания до обсуждения затронутых в них вопросов на совещании АНТКОМ.

Все документы должны относиться к конкретным пунктам повестки дня и в явной форме затрагивать вопросы, имеющие отношение к АНТКОМ.

Документы следует представлять в форматах Word и pdf, используя онлайновую функцию представления документов, предлагаемую для каждого совещания к соответствующему сроку. Подробные инструкции можно найти в статье технической поддержки "Как представлять документ совещания".

Для того чтобы их можно было рассмотреть, документы должны быть представлены в Секретариат к 09:00 AEST (австралийское восточное стандартное время) за 14, 30 или 45 дней до начала совещаний, в зависимости от совещания и категории документа, как указано ниже:

• Документы рабочих групп Научного комитета – 14 дней
• Вспомогательные документы Комиссии и Научного комитета – 30 дней
• Рабочие документы Комиссии и Научного комитета - 45 дней.

Документы (особенно документы рабочих групп), представленные после указанного срока и до начала совещания, могут быть приняты при наличии предварительного уведомления и по усмотрению соответствующего созывающего/председателя. Документы, представленные после начала совещания, будут приниматься только в том случае, если созывающий/председатель совещания считает, что они внесут большой вклад в проведение совещания и/или повлияют на решение Комиссии и что у участников будет достаточно времени для их адекватного рассмотрения до обсуждения соответствующего пункта повестки дня. В случае рабочих документов Комиссии и Научного комитета перевод будет зависеть от очередности выполнения всех переводов во время совещания, что определяется Исполнительным секретарем.

Вспомогательные документы, представленные странами-членами во время совещания в ответ на специальный запрос созывающего/председателя, должны представляться в форматах Word и pdf с использованием онлайновой функции представления документов.

Все документы появляются на веб-сайте АНТКОМ после обработки их Секретариатом.

Система обозначений для документов

Прежде чем документ появится на веб-сайте АНТКОМ, Секретариат присваивает ему номер. В 2019 г. нумерация документов совещаний изменится в соответствии с документом CCAMLR-XXXVII/15. В случае документов рабочих групп Научного комитета этот номер будет указывать название рабочей группы, год и порядковый номер документа, напр., WG-EMM-2019/02. В случае рабочих документов Научного комитета и Комиссии в номере документа будет содержаться указание на совещание, на которое данный документ представлен, и порядковый номер, напр., SC-CAMLR-38/05; CCAMLR-38/06. Вспомогательные документы обозначаются путем добавления BG перед окончательным номером, напр., SC-CAMLR-38/BG/-05; CCAMLR-38/BG/06. Совещания и документы до 2019 г. сохранят прежнюю нумерацию с использованием римских цифр.

Категории

Рабочие документы

Представляемые в Комиссию и/или Научный комитет документы, содержащие предложения, выводы и рекомендации, которые должны непосредственно привести к принятию решений, следует представлять в качестве рабочих документов. Рабочие документы переводятся на четыре официальных языка Комиссии.

Вспомогательные документы

Представляемые в Комиссию и/или Научный комитет документы, содержащие дополнительную/вспомогательную информацию и не требующие принятия решений, должны представляться как вспомогательные документы. Вспомогательные документы обычно подаются на совещание на том языке, на котором они были представлены, хотя по усмотрению Исполнительного секретаря вспомогательные документы могут быть переведены в зависимости от наличия другой более срочной работы по переводу.

Документы, представляемые в Комиссию и/или Научный комитет наблюдателями (включая Договаривающиеся Стороны, не являющиеся членами Комиссии), относятся к категории вспомогательных документов.

Документы рабочих групп

Документы, представляемые в рабочие группы, должны представляться как документы рабочих групп. Эти документы будут передаваться на рассмотрение на языке представления и не будут переводиться. Рекомендуется представлять их на английском языке.

Ограничение объема

Объем рабочих документов Комиссии должен быть менее 1 500 слов, без ограничений на объем прилагаемых к рабочим документам предложений о новых или пересмотренных мерах по сохранению, решениях или резолюциях. Рабочие документы Комиссии, объем которых превышает 1 500 слов (без включения приложений), будут возвращаться автору (авторам) для пересмотра и повторного представления в пределах установленных сроков. Рабочие документы могут сопровождаться вспомогательным документом, содержащим подтверждающие/дополнительные материалы.

Количество слов в других документах не ограничивается, хотя объем рабочих документов Научного комитета не должен превышать 5 страниц (A4, размер шрифта 12, через один интервал), а объем вспомогательных документов (для Комиссии и Научного комитета) не должен превышать 15 страниц.

Порядок представления

Документы могут представляться любым зарегистрированным пользователем. Представленный документ должен пройти процедуру утверждения, прежде чем он будет помещен на веб-сайте АНТКОМ. Существует три списка контактов, позволяющих администраторам сторон контролировать, кто получает уведомления и авторизован утверждать документы. Это следующие списки:

• список тех, кто утверждает документы совещаний;
• список тех, кто утверждает документы совещаний Комиссии;
• список тех, кто утверждает документы совещаний Научного комитета.

Когда конкретное утверждающее лицо не указано, уведомление будет посылаться соответствующему главному контактному лицу в Комиссии или представителю в Научном комитете. Они должны утвердить представленный документ, прежде чем он будет помещен на веб-сайте АНТКОМ.

Обложки/титульные листы

Когда документ представляется онлайн обложка генерируется автоматически.

Публикация в журнале CCAMLR Science

Если документ рабочей группы также рассматривается на предмет публикации в CCAMLR Science, то это должно быть указано во время представления в соответствующем поле. Указав, что данный документ будет рассматриваться на предмет его публикации в CCAMLR Science, авторы тем самым соглашаются, что документ может рассматриваться редакционной коллегией журнала и что в случае принятия документа на рецензирование авторы будут отвечать за обеспечение получения разрешения на публикацию данных и цитирование неопубликованных документов рабочих групп.

Изменения

Фактические поправки к документам будут приниматься в любое время. Если поправки вносятся после того, как документ был размещен на веб-сайте АНТКОМ, то автор(ы) должен четко обозначить изменения в новой версии документа(ов), используя опцию "Исправления" в программе Word. Используйте поле "Additional Information" (Дополнительная информация), чтобы обратить внимание Секретариата на новые версии документа. В частности, представляя пересмотренный документ, укажите присвоенный Секретариатом номер существующего документа. Пересмотренные версии всех документов (документов рабочих групп, вспомогательных и рабочих документов) необходимо представлять в форматах Word и pdf. Подробные инструкции имеются на странице службы поддержки "Пересмотр вашего документа (видео)".

Если документ подвергся более значительным изменениям, то созывающий/председатель может попросить, чтобы документ считался вновь представленным.

Авторское право

Ответственность за соблюдение авторского права в отношении опубликованных документов, представленных на совещания АНТКОМ, лежит на стране-члене, отвечающей за представленный документ. Документы, которые были "в печати" во время совещания, должны рассматриваться как опубликованные документы с точки зрения авторских прав.